Gestion des documents Qualité

 

Le MAQ est un mini site internet qui décrit le fonctionnement et l’organisation du système qualité de l’OT au travers des clientèles qu’il reçoit et avec qui il travaille.

Le MAQ permet de transmettre l’historique du fonctionnement et le savoir-faire de l’OT aux acteurs de l’OT.

Il organise l’activité des services en interne.

Le MAQ fiabilise les pratiques et améliore la qualité des services de l’OT, et il facilite la circulation de l’information en interne.

 

 

Responsabilité

 

Le RAQ est totalement responsable du MAQ et de l’ensemble des Documents Qualité. C’est lui qui rédige les Documents Qualité et les fait valider par sa hiérarchie.

 

 

Évolution

 

Les Documents Qualité peuvent être amené à évoluer :

• Modifications du Référentiel Qualité

• Modifications des statuts, du régime juridique, du règlement intérieur

• Modifications du fonctionnement interne de l’OT

• Selon l’analyse des bilans qualités et des indicateurs

 

La liste des Documents Qualités est réalisée et mise à jour par le RAQ en temps réel.

L’historique des révisions est également tenu par le RAQ et mis à jour en temps réel.

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Les procédures sont révisées quand cela est nécessaire. Lors des réunions internes, le RAQ soumet à l'équipe les FI, MO et Modèles qui doivent évoluer. Les corrections se font en équipe.

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Les révisions validées par la direction sont transmises par voie informatique à l’ensemble du personnel et intégrées au mini site qualité.

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Une journée Qualité est mise en place chaque année, c'est l'occasion pour l'équipe de se pencher sur le système qualité dans sa globalité, de revoir l'organisation des documents, leur évolution ainsi que les améliorations a mettre en place.

 

Diffusion

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Le MAQ est un site internet accessible directement  par le  site internet de l'OT.

 

Chaque membre de l’équipe (permanent, vacataire, stagiaire) doit avoir consulté le MAQ. Les fiches de poste intègrent toutes une mention indiquant que chaque CS se doit d’appliquer et mettre en œuvre les procédures qualité.

 

 

Archivage

 

Les originaux papiers des Documents Qualité sont conservés par le RAQ dans un classeur spécifique. Ils ne sont consultables que sur demande.

 

Une sauvegarde informatique externalisée  des Documents Qualités est réalisée après chaque révision.

 

Les originaux papiers et les sauvegardes informatisées sont  conservés 3 ans.

 

 

Les Documents Qualité Applicables

 

La liste des documents applicables recense tous les documents utiles au fonctionnement qualité de l'OT.

Elle est accessible via le réseau intranet 10-QUALITE

Les documents en cours de validité possèdent un lien hypertexte, ce qui permet de les atteindre rapidement. 

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• Documents Qualités Applicables

 

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Organisation des documents qualité

Tous les documents sont accessibles par le réseau intranet.

Un plan "Organisation des documents qualité" détaille ou se trouve chaque dossier.

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• Organisation des documents qualité

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