©Pascal Lechaudel
Les engagements envers la collectivité
L'Office de Tourisme dispose de statuts à jour
La Communauté de Communes de Belle-Ile délègue à l'Office de Tourisme de Belle-Ile les missions d'accueil, d'information et de promotion touristique.
A Belle-Ile, les élus ont souhaité lancer une dynamique nouvelle en transformant l'Office de Tourisme associatif en EPIC affirmant le rôle de la collectivité en matière de développement touristique.
Cette transformation a été actée le 1er octobre 2019.
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Considérant cette transformation, la collectivité a donc repensé sa stratégie touristique en cohérence avec ses partenaires.
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L'objet de la stratégie est d'envisager toutes les actions à mener pour l'amélioration de l'attractivité, du parcours et de l'expérience visiteurs.
Cette stratégie s'articule autour de 5 axes:
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Réinvestir l'identité de "Belle-Ile-en-Mer, la bien nommée"
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Offrir des alternatives aux visiteurs pour une mobilité sans voiture
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Miser sur la nature et l'itinérance
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Offrir des expériences authentiques et créatives toute l'année
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Evaluer la politique de développement touristique
Classement Catégorie I
L'Office de Tourisme est classé Catégorie I depuis 2016, ce classement a été renouvelé avec succès en 2022.
Il est valable 5 ans.
Marque Qualité Tourisme depuis mars 2015
L'Office de Tourisme conclut chaque année un contrat de suivi de la marque Qualité Tourisme avec les Offices de Tourisme de Bretagne. Ce contrat prévoit entre autres une assistance, des visites mystères ainsi qu'un suivi des actions correctives.
Le renouvellement de la Marque Qualité Tourisme est programmé pour décembre 2023.
Les engagements en interne
Stratégie et Plan d'Actions
Un plan d'actions qui découle de la stratégie de développement touristique est formalisé chaque année. Il est présenté aux membres du Comité de Direction ainsi qu'en Conseil Communautaire.
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Une Convention d'Objectifs et de Moyens lie la Communauté de Communes et l'Office de Tourisme. La convention est conclue pour une durée de 4 ans.
​Chacun des axes de la stratégie fait l'objet d'une déclinaison opérationnelle.​
Organisation et responsabilités
Les responsabilités et les missions de chacun des salariés sont spécifiées dans les fiches de poste qui sont conformes à la convention collective
Formation et recrutement
Un plan prévisionnel de formation sur 3 ans est établi et mis à jour chaque année selon les entretiens annuels, les besoins et la stratégie de développement de l'Office de Tourisme.
Les formations réalisées par le personnel comprennent également les visites de prestataires ainsi que la découverte du territoire.
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Chaque recrutement fait l'objet d'une fiche de poste détaillée. L'Office de Tourisme publie ses offres d'emplois soit auprès du Service de l'Information Sociale et de l'Emploi, soit utilise les réseaux professionnels comme www.emplois-espaces.com, le réseau des Offices de Tourisme de Bretagne et d'ADN Tourisme ou Pôle Emploi. Nous faisons également appel au service Ressources Humaines de la Communauté de Communes pour diffuser les offres d'emplois sur leurs réseaux.
Une fiche d'instruction formalise les procédures de recrutement selon la nature du poste à pourvoir.
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Chaque nouvel entrant est placé sous la responsabilité d'un tuteur chargé de vérifier et d'évaluer la bonne compréhension et la mise en pratique des procédures.
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Règlement intérieur du personnel(un nouveau règlement intérieur sera mis en place à l'automne 2023)
Budget de fonctionnement
L'OT établit chaque année un budget prévisionnel, qui intègre les projets ainsi que les investissements.
Un suivi comptable des actions est réalisé ainsi qu'un suivi de l'amortissement des immobilisations.
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DI: Budget primitif 2023
Développement durable
L'OT met en oeuvre de façon régulière et constante le développement durable dans sa structure.
Les consignes de tri des déchets, d'éco-gestes, la préservation du patrimoine naturel et des ressources sont mises en avant dans ses publications et sur son site internet.
L'Office se fait le relai auprès des visiteurs et des partenaires des campagnes de sensibilisation soit par newsletter soit par diffusion des supports d'information.
Toutes les publications de l'OT sont imprimées sur du papier issu de forêts éco-gérées et par des imprimeurs ayant un label Imprim'vert.
Le tri des déchets ainsi que les gestes réduisant notre impact environnemental sont systématiquement appliqués.
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Engagements envers les institutionnels du tourisme et les réseaux
Les acteurs touristiques de Belle-Ile sont présentés sur le site internet de l'ADT Morbihan.
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L'OT participe aux opérations de promotion et de communication vers les marchés internationaux organisés par la région et par Atout France, sous réserve que la cible visée soit en cohésion avec la stratégie de développement touristique et que ces actions soient inscrites dans le plan d'action annuel.
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Les services de presse du CRT et de l'ADT Morbihan sollicitent régulièrement notre structure pour l'accueil de journalistes français et étrangers.
L'OT travaille régulièrement avec l'association "Les îles du Ponant" et participe aux opérations de promotion organisées par cette structure.
L'OT participe régulièrement à l'observation touristique au niveau national (enquête de conjoncture d'Atout France) et tient à la disposition du département les chiffres de fréquentation de Belle-Ile.
Les documentations régionales et départementales sont à disposition sur demande dans ses locaux.
Engagements envers les socio professionnels
Représentation des socio professionnels
Le Comité de Direction de l'OT est composé de 21 membres dont 10 sont des socio-professionnels élus pour la durée du mandat des élus de la collectivité. La composition du CODIR reflète la diversité de l'offre touristique.
Des groupes de travail sont mis en place, pour œuvrer sur les projets importants de l'OT. (renouvellement du site internet, des éditions, l'évolution du service commercialisation,... )
Communication envers les socio professionnels
Les partenaires disposent d'un espace dédié sur le site internet de l'OT, sur lequel outre des informations pratiques ils peuvent trouver les comptes rendus de COmité de DIRection ainsi que les délibérations.
L'OT informe régulièrement ses partenaires, via des newsletters ou des courriels, des projets, des nouveautés et des actions mises en place.
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Les partenaires sont informés régulièrement de l'état et de l'évolution des fréquentations touristiques et de l'activité économique induite. Le rapport d'activité de l'année écoulée leur est transmis par voie numérique.
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Diffusion de la documentation éditée par l'OT
A chaque nouvelle parution, les partenaires en sont informés par mail et sont invités à venir chercher ce dont ils ont besoin dans les locaux de l'OT.
Les documentations telles que le Guide Séjour et Découverte et le plan carte font l'objet d'un circuit de distribution parallèle sur le continent. Une quantité comptabilisée de documents est laissée en gare maritime de Quiberon à l'attention des Offices de Tourisme de la région, des partenaires établis sur le continent et de la compagnie maritime délégataire.
En début de saison un CS de l'accueil fait le tour des partenaires de l'île et leur distribue la documentation.
Les cartes de saison sont également partagées avec les acteurs touristiques.
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Actions avec les socio professionnels
L'équipe de l'OT visite régulièrement ses partenaires afin de mieux maîtriser l'offre touristique. Chaque visite fait l'objet d'un compte-rendu à disposition dans le réseau intranet.
Lors d'accueil presse, la direction oriente les journalistes vers les partenaires appropriés.
Les porteurs de projet sont orientés vers la Communauté de Communes qui dispose d'un service de développement économique.
Les partenaires de l'OT sont informés des démarches qualité et environnementale inhérente à leur profession.
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Services spécifiques aux partenaires
Chaque partenaire, selon sa catégorie socio professionnelle se voit proposer un "pack de services" dédié.
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Les relations entre l'OT et ses partenaires sont formalisées par une charte que chacun s'engage à respecter.
L'OT met également à disposition des partenaires qui le souhaitent son service billetterie et dépôt-vente moyennant un système de commission.
Engagements envers les visiteurs
Acheminement et accès
Un balisage indiquant l'OT est en place sur toute l'île.
La signalétique, bien que vieillissante et dégradée, est visible dés l'entrée du bateau dans le port.
L'OT se situe sur le port de Palais, dans une zone d'activité touristique stratégique.
En 2024, de nouveaux locaux pour mieux accueillir nos visiteurs et nous rapprocher des insulaires.
En février/mars 2024, l'Office de Tourisme emménagera en cœur de bourg dans des locaux neufs. Un espace paysagé disposant d'une fontaine et de bancs sera situé juste devant ce nouvel espace permettant à nos visiteurs de se profiter d'un lieu au calme en centre bourg . Ce nouvel emplacement, bénéficiera d'une signalétique moderne et permettra de réguler les flux de visiteurs induits par les arrivées de bateaux.
Aménagement des locaux
Les horaires d'ouverture de l'OT sont largement diffusés (vitrine, site, répondeur, brochures).
Les numéros d'urgence sont visibles de l’extérieur et traduits en anglais et en allemand.
Le front office ou espace d'accueil dispose d'une vitrine, de présentoirs, d'une banque accueil ainsi que de sièges à disposition des visiteurs.
Le nouvel office proposera un bel espace d'accueil où nos visiteurs pourront s'attarder dans un environnement agréable. Un affichage digital sera mis en place à l'intérieur et diffusera en continu la liste des billetteries, des manifestations et des sites à visiter en vente. De l'extérieur, nos visiteurs auront accès a un affichage digital qui diffusera les informations telles que numéros d'urgence, horaires d'ouverture, moyens de paiements acceptés,....
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La documentation des prestataires et activités locales, classée par thème, est à disposition des visiteurs. Les présentoirs sont approvisionnés le soir et en journée selon les besoins.
Un panneau destiné à la mise en avant d'une information, d'une manifestation,... est vérifié et corrigé chaque jour.
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Accès et accueil de personnes en situation de handicap
Les personnes à mobilité réduite peuvent accéder à l'OT par une rampe située dans la cour de la capitainerie.
L'OT dispose d'une boucle magnétique destinée aux personnes malentendantes (le mode d'emploi est disponible dans le réseau intranet).
Une documentation spécifique est disponible sur demande auprès des CS et sur le site internet.
La banque accueil propose un accès aux personnes à mobilité réduite.
Le site internet dispose d'un zoom permettant une meilleure accessibilité aux personnes mal voyantes.
Le nouvel office sera accessible de plain-pied.
Confort et sécurisation des locaux
L'espace accueil dispose de panneaux accoustiques destinés à absorber le bruit ambiant.
Les éclairages de l'OT sont à lumière blanche
L'OT dispose d'un Document Unique d'Evaluation des risques professionnels.
Des extincteurs, contrôlés chaque année, sont disposés à l'accueil et à l'étage. Une alarme "alerte incendie" est en place, et audible dans tout l'OT.
Les modes d'emplois des différents matériels utilisés sont accessibles dans le réseau intranet.
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DI: Document unique des risques professionnels
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DI: Bibliothèque Risques Professionnels
Accueillir et informer le client
L'OT de Belle-Ile accueille en moyenne 103 500 personnes par an et reçoit environ 24 600 appels téléphoniques annuels. Son site internet est consulté par plus d'un million d'internautes chaque année. Le site a été totalement repensé en 2022 et fait la part belle aux visuels. L'accueil et l'information sont de fait des missions essentielles.
L’OT étant souvent le premier contact de nos visiteurs avec Belle-Île, les services proposés se doivent de donner une image positive et performante.
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Chaque mode d'accueil fait l'objet de procédures:
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Gestion de l'information
L'OT, de par sa spécificité géographique et en fonction des demandes des clientèles, gère essentiellement de la documentation propre à son territoire, et il dispose également des documents départementaux et régionaux les plus demandés.
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Le Guide de voyages
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Carte QR Code renvoyant sur l'agenda des manifestations et les pages saisonnières du site internet
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Le plan - carte
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Ces documents sont réactualisés tous les ans. Chaque Conseiller en Séjour participe à la mise à jour des différents supports d'information.
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Afin d’éviter tout malentendu, aucune modification ne peut être prise en compte sans un écrit du partenaire. De plus, chaque modification fait l’objet d’un « Bon à Tirer » transmis au partenaire pour validation.
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Un planning de mise à jour de l'information et de la documentation est actualisé tous les ans.
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Les partenaires de l’Office peuvent déposer leur documentation dans l’espace accueil, seules les documentations réellement utiles et indispensables aux visiteurs font l’objet d’un suivi de stock.
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Les listes exhaustives des hébergements, des moyens de déplacement, des services utiles, des restaurants et des services médicaux sont disponibles sur demande auprès des CS.
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Disponibilités des locations meublées et des chambres d’hôtes
Chaque hébergeur met lui-même à jour ses disponibilités après avoir reçu une formation par les CS (Réseau intranet 8- PARTENAIRES/ Disponibilités en ligne).
Celles-ci sont accessibles sur le site internet de l’OT via un moteur de recherche proposant différents critères de sélection (type de logement, date et durée de séjour, nombre de personnes, zone géographique, classement, …).
Il est possible d’éditer une sélection.
Disponibilités des hôtels, campings, chambres d’hôtes et hébergements collectifs
Chaque hôtel ou gérant de structure est sollicité par mail en début de saison et régulièrement en fonction de la demande par les CS de l’accueil pour transmettre quotidiennement ses disponibilités.
Les disponibilités des hôtels sont affichées dans la vitrine de l’OT de façon à être visibles de l’extérieur.
Gestion de l’information sur les manifestations
L’OT édite chaque année 4 cartes (1 par saison) comportant, entre autres, un QR Code renvoyant vers l'agenda du site internet.
Le CS chargé des Manifestations sollicite les acteurs de Belle Ile pour que ceux-ci transmettent leur programme avant chaque saison.
Les cartes "saisonnières" font l'objet d'une distribution auprès des commerces et autres lieux publics et sont disponibles en libre-service à l’OT.
Le CS chargé des Manifestations saisit tout au long de l’année les données concernant les diverses manifestations sur le Service d'Information Touristique pour alimenter le site internet de l’OT.
Chaque partenaire est informé par mail de la sortie d’une nouvelle carte et peut venir en chercher à l’OT pour les distribuer à ses clients.
Gestion de l’information de dernière minute
Les modifications d’horaires de traversées maritimes, de transport en commun sont affichées sur la porte extérieure de façon à être visibles de l’extérieur. Elles sont également mises en ligne sur le site internet de l’OT.
Un fichier de liaison est disponible dans le réseau intranet, accessible de tous les ordinateurs, et recense entre autres toutes les modifications d’informations.
Gestion de l’information dans les bases de données
Les Conseillers en Séjour utilisent deux bases de données :
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Le Système d'Information Touristique : mis à jour tout au long de l’année. Les données alimentent le site internet de l’Office de Tourisme.
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Ingenie : Les mises à jour sont effectuées automatiquement via le SIT. Ingenie permet la mise à jour du moteur de recherche de disponibilités intégré au site internet et sert également à la vente en ligne de séjours tout compris, de produits boutique et d'activité et à la Gestion Relation Client.
Sites internet www.belle-ile.com
Les informations concernant les partenaires sont mises à jour chaque année au moment de l’appel à souscription.
Chaque partenaire peut demander à ce que la partie qui le concerne soit modifiée en cours d’année, les modifications sont alors prises en compte sous 3 ou 4 jours par les CS. Après chaque modification, le partenaire est prévenu et est invité à valider ces mises à jour.
Le site internet est évolutif et est en constante réactualisation.
L’Office de Tourisme est également présent sur 2 réseaux sociaux et un média-social:
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Facebook
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Instagram
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You tube
Une ligne éditoriale "réseaux sociaux" actualisée chaque année fixe les objectifs de communication.
Informations liées au tourisme durable
L’OT communique largement sur le tourisme durable.
Le site internet de l’OT dispose d’une rubrique intitulée "Nos eco-conseils d'amis" accessible via l’onglet Vivre ici. Ces éco-conseils sont également diffusés sur le guide de destination et la carte.​
Les brochures éditées par l’OT sont également un mode de communication sur le tourisme durable.
Le Guide de Voyage décrit le patrimoine exceptionnel de Belle-Île ainsi que les richesses naturelles de notre territoire. Le CPIE est aussi mis en valeur, une double page lui étant consacrée.
Une page est dédiée aux hébergements éco-labellisés et deux autres reprennent la liste de quelques éco-gestes ainsi que la liste des conteneurs destinés au tri des déchets.
Le réseau de transports en commun de Belle-Île est également bien représenté que ce soit sur notre site internet, dans le Guide de Voyage, ou à l’accueil.
Les présentoirs de l’accueil reprennent les informations permanentes liées au tourisme durable, comme les instructions de tri des déchets.
